この記事は、Backlog Advent Calendar 2021 の記事として書いています。
コロナの影響などで、グループチャットなどのネットを利用したコミュニケーションがIT業界以外にも広がる
コロナの影響でリモートワークが急速に進みました。IT業界の人であれば、もともとパソコンやスマートフォンを使うことが日常にあるので、リモートワークへの移行は比較的スムーズだったかもしれません。
ただ、普段PCをあまり使わない業界の方。例えば店舗での営業の方々だと、普段の仕事において、パソコンを操作する時間はそれほど多くなく、また、自宅にはPCが無い方もおられると思います。そういったメンバー同士だと、なかなかPCの情報共有システムを全体で使おうというは難しいこともあります。
それでも、なんとか部分的にでもネットを利用して仕事の効率をあげたい！そこで、普段使い慣れているスマートフォンからも利用できる、グループメッセージやグループチャットを利用して情報共有をしていこう。ネットでも互いにコミュニケーションをしていこう。という動きがあると思います。
これはとても手軽で、サクッと導入ができるので始めやすいですね。一斉に通知でき、また即時性も高いので、
- 全体に伝える
- 今聞きたいメンションして聞く
等がネットの力を利用して実現できます。
グループメッセージ導入時の”あるある”な出来事2つ
これはとても良いことだと思うのですが、グループで使っているといくつかの、“あるある”に直面されているグループもあるのではないかと思います。
大きくは次の２つの“あるある”かなと考えています。
1. いつでも通知が来てしまう。
こちらは、ネットが持つ便利部分で、24時間365日、常に情報を送受信でき、即時性が高く、プッシュ通知などの便利な機能がある。という強力な機能が逆に不便になるという形ですね。
例えば業務時間内に限らず、業務時間外にも連絡を送ってしまったり、テキストでのやり取りを延々とつづけてしまって、多くの時間を使い、互いに疲弊するいったが起こります。
2. 話がどんどん流れて、見逃してしまう。見つけられなくなる。
こちらもよくありますね。活発に多くの人がチャットに発言することはとても良いことです。しかし、それらどんどん流れてしまい、複数の話題が同時に話されている場合に、どの話なのかが分かり難くなったり、以前の発言探し難くなったりします。
“あるある”を解消するために
1については、「チャットだからといってすぐに返す必要はない。すぐに回答が即時に返ってくることを過度に期待しない。」といったグループ内の前提をルールを設けるのが良いと思います。また、業務時間外にはメンションしない。業務時間外は通知をOFFにすることを推奨する。などが、工夫としては良いと考えています。
2については、チャットグループをトピック毎に複数に分けたり、返信機能やタスク機能、ピン留め機能など、各チャット機能に備わっているものを利用するのが良さそうです。
ただ、どちらの問題もチャットツールだけで、情報共有をしようとするために難しくなるところがあり、それを解決する方法の一つがBacklog（バックログ）を利用することだと考えています。
こんな時にBacklog（バックログ）がおすすめです。
Backlog（バックログ）とは？
Backlog（バックログ）は、福岡に本社のある株式会社ヌーラボさんが提供する、Web上のサービスで、グループで利用できる掲示板のようなものです。パソコンならインターネットにアクセスするだけで利用できます。スマートフォン用のアプリもあります。
トピックス（課題）をつくって、情報を管理していく
掲示板のようなものなので、例えば以下のようなもの
- お店の看板を12月10日に書き換える。
- 振り込みに行く
- 新商品の販売開始のための準備を行う
何でも良いのですが、こういった作業の一つ一つをトピックとして作り、それに対して、グループのメンバーがコメントします。これだと、トピック毎に話が読めるので、情報を理解しやすいですね。
実際にはこんな感じです。
また、このトピックには期限を設定したり、担当者を設定したりできます。こうすることで作業の抜け漏れが防止できますし、いま誰がどんな作業を持っているのかがわかります。
さらに、作業毎の進捗状況も設定できるので、その作業が進んでいるのか、完了しているのか等がひと目で分かります。
これらの機能なら、チャットの“あるある”として挙げた2つの内容を解決できるかもしれません。
そもそも、Backlog（バックログ）は掲示板のような、体裁なのでチャットなどに比べて、返信するまでに時間的に余裕が持てる気がします。とはいえ、いつまでも返信しなくて良いというわけではないのですが、トピック毎に期限が設定できるので、その期限内に終えるように互いに調整ができそうです。
とりあえずで、使ってみてはいかがでしょうか。
いくら便利！とお伝えしたところで、使えるかどうか不安だと思いますし、使ってみないことには分からないというのが本音だと思います。Backlog（バックログ）は最小のプランなら、利用機能に制限があるものの、無料で利用できます。お試しができるわけですね。
例えば、コチラの記事では家庭内の作業をBacklog（バックログ）をつかって管理されています。
【インタビュー】「お中元の検討」など、家庭内のタスク管理にBacklogを徹底活用！“IT系母ちゃん”平 愛美さん
使い始めるハードルは高そうに感じるかもしれません。しかし安心してください。Backlog（バックログ）の良いところ、初見でもそれほど苦労なく使える、見た目の分かり易さだと私は考えています。日本製のサービスなので日本語が分り易いですし、基本的な機能はとてもシンプルなため、少し触れば日常で使う基本的な機能は大まかに理解できると思います。
準備に何が必要？個人ごとのメールアドレスが必要になります。
Backlog（バックログ）をグループで利用するに当たり、最低限必要なものとして、参加するメンバーひとりひとりにメールアドレスが必要になります。もしかすると、これを準備するのが会社によっては割と難しいこともあるかしれません。
なんとか、ここだけ乗り越えていただければと思います。
流れる情報と貯めておく情報を上手に使い分ける
グループメッセージやグループチャットの良いところは、情報がどんどん流して、気軽に連絡したり、相談するところと言えます。もちろん、さまざな機能を利用して情報をためておくこともできるのですが、それがメインでは無いと思います。
それに対してBacklog（バックログ）は即時的な通知などよりも、情報をまとめ、貯めておいてそれぞれにコメントし合うような機能がメインとなります。
この流れていく情報と、貯めておく情報の両方を上手につかうことが、ネットを利用したグループでのコミュニケーションにとても良いと考えています。
もし、いまチャットツールだけを利用されていて、“あるある“に困ってられるという方は一度Backlog（バックログ）を試されると良いかもしれません。きっとよりよいグループでのコミュニケーションができると思います。
皆様のネットを使ったコミュニケーションがより良いものになりますように！
Backlog（バックログ）についての様々な情報が連続で読めるアドベントカレンダー企画はまだまだ続きます。次回も楽しみです。